Електронната фактура е първичен счетоводен документ в електронен формат. Тя представлява електронен файл, който по външен вид, реквизити, съдържание и валидност не се отличава от хартиената фактура. Електронните фактури са законово признати документи както от европейското, така и от българското законодателство.

Разликата между обикновената и електронната фактура е единствено във формата, в която те се създават и съхраняват. Обикновената фактура се създава и съхранява върху хартиен носител, а електронната фактура се създава и съхранява в електонен формат - във вид на електронен файл.

По отношение на законовото им признаване и валидността им като първични счетоводни документи между двата вида фактури не съществуват никакви разлики.

Електронната фактура е напълно равностойна на фактурата, издадена върху хартиен носител и е признат счетоводен документ според българското и европейското законодателство.

Електронните фактури, създавани чрез системата за онлайн фактуриране INV.bg, съдържат всички задължителни за първичните счетоводни документи реквизити, указани в чл. 114 и чл.115 на Закона за данъка върху добавената стойност и чл. 7 на Закона за счетоводството.

Съгласно чл. 42, ал. 2 на Закона за счетоводството счетоводната информация може да се съхранява на хартиен или на технически носител.

Съгласно чл. 114, ал. 6 на Закона за данъка върху добавената стойност фактурите могат да бъдат изпращани както на хартиен носител, така и по електронен път.

Съгласно чл. 3. ал. 2 на Закона за електронния документ и електронния подпис писмената форма се смята за спазена, ако е съставен електронен документ.

Електронните фактури са законово признати документи, които са напълно равностойни на фактурите върху хартиен носител, ето защо отпада необходимостта от принтирането и съхраняването на техен хартиен дубликат.

Ако все пак поради някаква причина се наложи да разполагате с хартиен вариант на някоя електронна фактура, винаги когато пожелаете можете да влезете в акаунта си в INV.bg и да разпечатате документа върху хартия.

Съгласно чл.42, ал.3 на Закона за счетоводството, дори ако счетоводни документи са били първоначално издадени и съхранявани върху хартиен носител, но след това са прехвърлени върху технически носител, който осигурява тяхното точно възпроизвеждане и надеждно съхранение, в такъв случай хартиеният носител може да бъде унищожен.

Издаването, съхраняването и изпращането на електронни фактури вместо хартиени има множество големи предимства:

1. Вие и оторизираните от вас служители имате достъп до акаунта си в INV.bg по всяко време на денонощието и от всяка точка на света, което означава, че по всяко време, независимо къде се намирате, можете да издадете фактура и веднага да я изпратите на клиента си.

2. Клиентите ви, дори когато са на огромно разстояние от вас, моментално получават фактурите си в електронните си пощи.

3. Отпадат разходите за изпращане на фактурите по пощенски път с обикновената поща.

4. Отпада необходимостта от поддържане на наличности от кочани с фактури.

5. Отпада необходимостта от подреждане и съхраняване в папки, шкафове и складове на купища хартиени фактури.

6. Отпада опасността от изгубване или повреждане на фактури.

7. Пестите средства от хартия и мастило за принтиране на фактури.

8. Пестите време от преравяне на купчини хартия, за да намерите дадена фактура, тъй като чрез филтрите и търсачката на системата за онлайн фактуриране INV.bg можете моментално да откриете нужния ви документ.

9. И не на последно място - чрез ползването на системата за издаване на електронни фактури INV.bg спомагате за опазването на чиста околна среда и съхраняването на белите дробове на планетата - горите. Ако само в Европа използването на електронните фактури вместо хартиените се увеличи дори само с 1% това ще спасява по 800 000 дървета годишно.